Zeitmanagement

Plane deinen Tag

Zeit ist wohl die wichtigste Ressource, denn Zeit ist Leben. Jede verschwendete Zeit ist damit ein Stück weniger Leben, ja verschwendetes Leben. Daher ist eine Planung wichtig, um mehr bzw. besser das eigene Leben zu nutzen. Die Planung führt außerdem dazu, nicht nur unwichtige „Dinge zu machen“, sondern auch voranbringendes. Denn ohne Zeitplanung gibt es zwei große Feinde:

  1. Der fortwährende Wunsch nach Zerstreuung und Ablenkung. So wird das Gehirn mit leichter Kost beschäftigt und muss sich nicht anstrengen. Ob es Fernsehen, im Internet surfen, ständig News verfolgen oder was auch immer ist. Einiges davon ist reine Zeitverschwendung bei anderen haben wir die Illusion es sei uns nützlich, z.B. informiert zu sein, was damit eine ständige Informationsgier erklärt. Denn was nützen uns die ständigen News bei Nachrichtenmagazinen denn wirklich und persönlich? Meist sind die Infos zu 99% wertlos. Wichtiges erzählt sowieso jeder und einmal am Tag reicht meist völlig. Das ist das erschreckende, wenn man Zeitungen von vor 10 oder 20 Jahren aufschlägt. 90% der Geschehnisse passieren heute genauso, ob das nun irgendwelche Konflikte oder Parteien betrifft.
  2. Wir wählen immer den Weg des geringsten Widerstandes. Selbst wenn du es geschafft hast, nicht zu surfen und dich aktiv den „wichtigen“ Aufgaben zu widmen, macht das Gehirn meist einen Strich durch die Rechnung und wir machen meist mit „unwichtigen“ Aufgaben weiter. Es sind dann die einfachen, interessanten, ablenkenden Aufgaben, aber nicht die voranbringenden. Im Extremfall geht das sogar die Kette bis zu den schwierigen Aufgaben hoch und dann werden plötzlich vor der Steuererklärung noch viele andere „wichtige“ Aufgaben erledigt, vielleicht muss eine Blume umgepflanzt werden, etwas aufgeräumt werden u.v.m. Damit sprechen wir auch das große Problem der Aufschieberitis (Prokrastination) an.

Das heutige Leben macht es uns dabei keineswegs einfacher. Wir haben tausende Möglichkeiten der Ablenkung, unendlich viele mögliche Aufgaben und Verantwortungen und so eine erdrückende Qual der Wahl, die uns oft lähmend keine Entscheidung treffen lässt. Und kaum hat man sich entschlossen etwas zu machen, wird man häufig genug auch noch ständig unterbrochen, entweder von außen oder durch sich selbst, da dies heutzutage ja quasi Mode ist, alles immer schneller, mit mehr Unterbrechungen und oberflächlicher zu machen.

Eine wesentliche Lösung ist es daher, seinen Tag zu planen. Eine Variante dabei ist, zunächst von oben nach unten zu planen, d.h. für die nächsten 5-10 Jahre, dann für 6 Monate, dann für einen Monat, eine Woche und dann für einen Tag, darauf werden wir noch in einem separaten Artikel eingehen.

Hier zunächst einige Tips und Handwerkzeuge einen einzigen Tag zu planen:

  • Die Planung sollte schriftlich erfolgen und zwar jeden Tag neu, entweder Abends für den Folgetag oder direkt morgens.
  • Die Arbeitsfläche, der Schreibtisch sollte morgens immer klar und aufgeräumt sein, damit sich auch die Gedanken im Kopf klar strukturieren können.
  • Man sollte Aufgaben der Priorität nach planen, ihnen damit eine Reihenfolge und auch Zeitfenster geben. Prioritäten können dabei

a.) wichtig und dringend sein

b.) (mittel)wichtig und nicht dringend und

c.) mittelwichtig (oder unwichtiger aber notwendig) sein.

Aufgaben mit dringend, aber unwichtig (z.B. ganz „wichtiger“ Klatsch der Kollegen) sollte man vermeiden, sofern möglich. Über die Prioritäten wird auch ein weiterer Artikel folgen. Was sich natürlich delegieren lässt, sollte man dann auch entsprechend delegieren und nur noch verfolgen.

  • Dabei sollte man zum einen den eigenen Biorhythmus beachten und nur etwa 50% der Zeit verplanen, da immer etwas dazwischen kommt und das ganze sonst unbefriedigend wird, da man nicht alles schaffen kann und sich dann zu stark unter Druck setzt. Auch sollte man immer Pausen und gesundheitlich wichtige Dinge (wie Sport, Entspannung) einbauen. Denn es geht nicht darum, möglichst effizient viele Aufgaben abzuspulen, sondern ganzheitlich sein Leben zu gestalten.  

Es kann dabei Sinn machen, den Tag in einigen Blöcken zu verplanen (diese kann man sich dann z.B. auch im Outlook sperren für die wichtigen Phasen, die A-Aufgaben). Hierbei könnte es drei große Blöcke geben.

  1. Grundrauschen. Hier kann alles hineingelegt werden, was C-Aufgaben sind. Diese sind zwar nicht wichtig, müssen aber irgendwie erledigt werden. Dazu gehören viele Routineaufgaben, die nicht viel (geistiger) Anstrengung bedürfen. Meist ist das eine Vielzahl kleiner Aufgaben: E-Mails lesen/verarbeiten/ablegen, kleine Dinge direkt beantworten. Unterlagen aufräumen und ablegen. Rechnungen freigeben und bezahlen. Zahlungseingänge kontrollieren, Blumen gießen uvm. Aufgaben delegieren, Fortschritte kontrollieren. Im Prinzip alles was leicht von der Hand geht ohne viel Denken, aber auch gemacht werden muß (d.h. keine überflüssigen Aufgaben).
  2. Block für A-Aufgaben (1-2 wichtige Aufgaben, die oft genug aufgeschoben sind). Hierfür wird Zeit reserviert. Im Outlook geblockt und am besten läßt man sich in dieser Zeit nicht stören. Anfangs ggf. argwöhnisch betrachtet, wieso man sich selbst Termine blockt oder sich in Einzelfällen z.B. im Großraumbüro tatsächlich auch in einen „Quiet Room“ wegsperrt, gewöhnen sich die Kollegen dann schon daran. Hierbei ist nicht die Zahl der Aufgaben entscheidend, sondern ob diese Aufgaben voranbringen.
  3. Block für B-Aufgaben.

Ein Tagesablauf im Job kann dann z.B. je nach Biorhythmus wie folgt aussehen:

09:00-09:15PC anstellen, Tee kochen, Kollegen grüßen
09:15-09:30Tagesplanung (aus Vortag) kurz ansehen, ggf. anpassen
09:30-10:15Grundrauschen: E-Mails checken, verarbeiten; Hr. Müller wegen Karten zum Neujahresempfang schreiben. 3-4 kleine Aufgaben abarbeiten. Ggf. auch Routinetätigkeiten.
10:15-10:25Kleine Pause
10:25-12:00Block mit A-Aufgaben: Steuererklärung des Vorjahres: alle Belege zusammensuchenKomplizierte E-Mail an Hr. Maier wegen des Versicherungsschadens an den Krananlagen
12:00-12:30Mittagsessen
12:30-13:00Spaziergang
13:00-14:25B-Aufgaben: Anfrage Nr. 1 vom Chef ausarbeitenAnfrage Nr. 2 vom Chef ausarbeitenAnfrage Nr. 3 für Eigentümer vorbereiten
14:25-14:35Kurze Pause
14:35-16:00A-Aufgaben: Steuererklärung des Vorjahres: die ersten 4 Seiten ausfüllenDas neue Buchprojekt skizzieren
16:00-16:30Grundrauschen, kleine Aufgaben erledigen, aufräumen etc.
16:30-16:40Kurze Pause
16:40-17:00Folgetag planen und Schreibtisch aufräumen

Aus der ganzheitlichen Betrachtung sollte man dann auch seine Privatzeit mit aufplanen. Der Tagesablauf stellt dann, so angewendet, auch sicher, daß man seine wichtigen Aufgaben, die man sonst verschoben hat, nicht vergisst und erledigt. Es braucht natürlich eine gewisse Anfangsdisziplin (sich quasi selbst in Dienst setzen), bis der Ablauf routinemäßig übergeht, auf jeden Fall ist es immer nötig, den Tag schriftlich morgens oder abends aufzuplanen. Schnell wird man aber feststellen, daß die ewig aufgeschobenen wichtigen A-Aufgaben, nach und nach angepackt und erledigt werden und man sich befreiter fühlt. Das ganze ist natürlich ein Beispiel mit Schwerpunkt auf Büroberufe. Manchmal ist auch der Anteil an Routineaufgaben höher oder es gibt Projektaufgaben, die dann z.B. die A- und B-Blöcke zu einem großen Block machen. In solchen „Projekten“ oder zusammenhängenden größeren Zeitblöcken, stellt sich dann auch oft genug „flow“ ein, d.h. man kann in die Aufgabe versinken und es fließt einen alles leicht von der Hand. Die Aufgabenplanung führt schon zumindest mal dazu, daß man nicht den ganzen Tag grübelt, welche Aufgabe müsste ich jetzt eigentlich dringender tun, als daß was ich jetzt mache. So wird man insgesamt ruhiger und effizienter die Aufgaben anpacken und kann sich phasenweise gut konzentrieren/fokussieren. Auch sollte man nie vor einzelnen Aufgaben zurückschrecken, zweifeln oder Angst haben, in diesem Fall sollte man die Aufgabe einfach nur die ersten 5 Minuten machen, meistens ist man dann schon „drin“ (Anfangswiderstand austricksen). Bei großen Aufgaben, wie z.B. einer Steuererklärung empfiehlt es sich auch, diese nach und nach zu machen, d.h. über mehrere Tage und Schritte aufzuteilen.

Zeit ist Leben

Es gibt den Spruch „Zeit ist Geld“. Das soll zwar den hohen „Wert“ der Zeit verdeutlichen, greift aber zu kurz, denn Zeit ist genau genommen „Leben“ und damit viel wertvoller als Geld. Eingeschränkt ist der Spruch zwar richtig:

  1. Kann man sich teils mit Geld Zeit kaufen, z.B. in dem man jemanden bezahlt, der Arbeiten durchführt und man selbst hat Zeit für andere Tätigkeiten
  2. Muss man Zeit aufwenden um Geld = den Lebensunterhalt, zu verdienen. Umso fataler wäre es dann Geld zu verschwenden oder Schulden für sinnlose Dinge zu machen (protziges Auto kaufen, 20 Schachteln Zigaretten in der Woche rauchen), da es dann ja Lebenszeit blockiert, in der man das unnütz ausgegebene Geld erarbeiten muss.

Aber Geld kann, vor allem wenn man krank oder alt ist, keine (Lebens)Zeit mehr erkaufen. Daher ist es sehr wichtig, die Zeit und damit sein Leben sinnvoll zu nutzen.

Hierzu einige Kerngedanken, die jeweils für sich später noch tiefer erläutert werden.

  • Vergangenheit und Zukunft existieren nicht. Gedanken daran rauben Kraft und sind Zeitverschwendung. Das Leben findet in der Gegenwart statt. Zeit im Hier und Jetzt nutzen, aber ohne zu erschöpfen.
  • Zögern/Grübeln/Zweifeln kostet Zeit. Entscheiden was richtig ist (oft ist auch die zweitbeste Lösung genauso gut) und konsequent handeln und umsetzen. Es gibt einen treffenden Spruch aus den USA: „Die Straße des Lebens ist gepflastert mit platten Eichhörnchen, die keine Entscheidung treffen konnten.“
  • Delegation nutzen auf allen Ebenen, wo es möglich ist.
  • Entlastung / Klarheit schaffen. Teils nach Töpfen oder Rasenmäherprinzip vorgehen. Z.B. sagen, ich werfe Dinge in diesem Monat weg, verschenke diese etc., die in Summe über alle Teile 100 € Wert aus meiner Sicht haben (weshalb ich mich daran noch klammere, obwohl ich sie z.B. ein Jahr nicht benutzt habe).
  • Anwendung des Hafenmeisterprinzips (detaillierte Erläuterung folgt, im Kern sinken Rüstzeiten und Durchlaufzeiten, wenn man z.B. nicht 3 Schiffe gleichzeitig entlädt, sondern mit allen Ressourcen erst ein Schiff komplett, dann das zweite und zuletzt das dritte).
  • Abwechslung und Entspannung in Aufgabenplanungen einbauen.
  • Ablenkungsfreies Arbeiten ermöglichen in gezielten Zeitblöcken. Ggf. gezielt Belohnungen erarbeiten, wenn z.B. 2 Liegenbleiberaufgaben (Frösche) oder ein Projekt bewältigt wurden.
  • Situation aus Sicht eines 95jährigen betrachten. Wofür hättest du weniger Zeit vertan, bzw. was hättest du gerne getan im Leben bei einem Monat Zeit z.B.